Um manual de gestão de ativos prediais pode reunir critérios e documentos para acompanhar os sistemas e equipamentos de uma edificação ao longo de sua utilização. O nome do produto, isoladamente, não define um escopo obrigatório nem comprova a implantação de um sistema de gestão de ativos. Antes da contratação, é necessário especificar quais decisões o documento deverá apoiar.
Defina quem vai utilizar o documento
Uma administração que precisa localizar manuais de equipamentos tem uma necessidade diferente de uma equipe que pretende planejar substituições e investimentos. No primeiro caso, cadastro e índice documental podem ser suficientes. No segundo, serão necessários dados de condição, custos, criticidade e critérios de decisão que exigem levantamento e análise específicos.
O documento deve refletir a estrutura de gestão disponível. Não adianta prever controles que a equipe não consegue preencher ou decisões para as quais não há responsável definido.
Conteúdo técnico que pode integrar o escopo
Identificação dos ativos
Relação dos sistemas e equipamentos, localização, função, fabricante, modelo e documentos associados. A identificação deve permitir reconhecer um equipamento individual quando isso for relevante para sua operação.
Rotinas e responsabilidades
Indicação de quem mantém os cadastros, recebe registros de serviços, acompanha pendências e autoriza alterações. Também convém definir como uma substituição de equipamento será incorporada aos documentos.
Histórico e apoio às decisões
Registros de intervenções, falhas relatadas, documentos de assistência, custos disponíveis e decisões tomadas podem apoiar a gestão. Uma recomendação de substituição, entretanto, não deve ser inferida apenas da idade cadastrada: precisa de critérios técnicos e dos dados apropriados à decisão.
Relação com os manuais da edificação
O Manual das Áreas Comuns, os manuais dos fabricantes e os registros da operação são fontes para estruturar os controles. A CBIC trata os manuais de uso, operação e manutenção como documentos a serem adaptados às características do empreendimento. Isso não torna qualquer manual denominado “gestão de ativos” equivalente ao manual da edificação.
É recomendável manter os vínculos entre os documentos, em vez de copiar instruções de fabricantes para várias planilhas. Assim, uma mudança pode ser localizada e revisada sem deixar orientações divergentes em arquivos diferentes.
Exemplo de aplicação
Em uma edificação com dois geradores, o cadastro identifica cada equipamento e sua função. O histórico registra as intervenções por identificação individual. Se um deles for substituído, atualizam-se modelo, número de série, manual e registro de instalação, preservando o histórico do anterior. A execução do serviço e a avaliação técnica da substituição continuam sob responsabilidade dos profissionais contratados para essas atividades.
Como contratar sem ambiguidade
Informe os sistemas abrangidos, o objetivo de gestão e os documentos já disponíveis. Separe organização documental, inventário presencial, avaliação técnica, plano de manutenção e gestão contínua. A EngDoc atua na organização dos documentos e cadastros de operação e manutenção dentro da Gestão Documental Técnica. Avaliação de condição, gestão integral de ativos e execução da manutenção não são apresentadas como parte desse serviço.
Referência consultada
CBIC — apresentação do guia de manuais de edificações, para o contexto dos manuais. A estrutura de gestão proposta neste artigo é uma recomendação de contratação, sem declaração de certificação ou conformidade com sistema normativo de gestão de ativos.