Databook e as built cumprem funções diferentes. O databook reúne os documentos de execução e entrega definidos para a obra. A documentação as built registra os projetos conforme executado. Os desenhos finais podem integrar o databook, mas não substituem os demais registros do dossiê.
O que cada produto permite consultar
Quem precisa localizar o desenho final de uma instalação procura a documentação as built da disciplina correspondente. Quem precisa reunir esse desenho, os registros do serviço, os documentos do equipamento e os termos de entrega utiliza o databook como estrutura de consulta.
Em uma entrega de sistema de bombeamento, por exemplo, o desenho conforme executado pode indicar a configuração instalada. O dossiê pode reunir, adicionalmente, fichas das bombas, manuais dos fabricantes, relatórios disponibilizados, documentos de responsabilidade técnica e registros de entrega. O conteúdo exato depende da contratação e da aplicação.
Organizar as built não é produzir os projetos
Organização documental
Consiste em receber arquivos, conferir identificação e revisões, relacionar pranchas por disciplina, apontar ausências e preparar o índice de consulta. O responsável pela organização precisa saber quem liberou os projetos como finais e em qual data.
Levantamento e elaboração
Quando os desenhos não representam a situação executada, pode ser necessário levantar dados em campo, avaliar divergências e elaborar ou revisar os projetos. Essas atividades exigem definição de método, responsabilidade técnica e escopo próprios. Não estão automaticamente incluídas na classificação de arquivos.
Renomear um projeto como “as built” não comprova que ele represente a obra. Se o fornecedor enviou apenas a versão executiva, a situação deve permanecer explícita no controle até que o responsável forneça ou confirme o documento adequado.
Como integrar os projetos ao databook
- Defina quais disciplinas, etapas e formatos devem integrar a entrega.
- Solicite uma relação de pranchas ao responsável por cada disciplina.
- Registre revisão, data, emissor e situação de liberação.
- Relacione os desenhos aos sistemas e aos demais documentos do dossiê.
- Confira os links e a abertura dos arquivos no pacote que será entregue.
Preserve separadamente as revisões superadas, conforme o critério documental aprovado. A pasta de consulta corrente precisa deixar claro qual versão deve ser utilizada, sem apagar o histórico necessário para explicar mudanças.
O que pedir na proposta
Uma solicitação objetiva informa se os projetos finais já existem, quais disciplinas estão envolvidas e se a necessidade é organizar documentos ou produzir informações ausentes. Também esclarece se serão entregues PDFs, arquivos editáveis, modelos ou apenas um índice com referências ao repositório do cliente.
Na Gestão Documental Técnica, a EngDoc organiza os arquivos as built disponibilizados e pode vinculá-los ao Databook de Obra. Levantamentos e elaboração integral de projetos são atividades distintas, fora desse serviço documental.
Referência consultada
Confea — Anotação de Responsabilidade Técnica, sobre identificação dos responsáveis pelas atividades técnicas. A comparação e o fluxo documental acima são orientações de contratação, não uma lista normativa universal.